公司文件要保存幾多年？稅局計 7 年，員工紀錄另有一條數
由 PaperMind 提供
年尾大掃除，三四年前嗰幾箱紙一次過搬落樓。過多一年，稅務局寄嚟實地審查通知，要睇返發票同收據。搵唔返嘅支出，就舉唔到證。咩都唔敢清，紙箱年年疊高，佔住你交緊租嗰啲呎數。兩邊都唔想踩中，就要知邊類文件要保存幾多年。
一句答你：香港業務紀錄由交易日期起計最少 7 年，出自《稅務條例》（第 112 章）第 51C 條，冇合理辯解而唔做最高可被罰款港幣 100,000 元。有限公司多一條：《公司條例》（第 622 章）第 377 條同樣 7 年，但由最後一筆入帳財政年度完結之後先起計。員工嗰邊另計：《僱傭條例》（第 57 章）第 49A 條要最近 12 個月工資及僱傭紀錄，離職之後勞工處指引係再留 6 個月。
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邊啲文件算係「業務紀錄」？
「業務紀錄」係《稅務條例》嘅法定用語，唔止指帳簿。稅務局列明包括：記錄收款及付款嘅帳簿；核實每筆數所需嘅底單，即係憑單、銀行結單、發票、收據；資產同負債紀錄；逐日收支紀錄；債務人債權人清單同盤點資料。現金交易嘅零售業有部分寬免，毋須保存所有出售貨物嘅指定詳細紀錄，但完整購貨紀錄同每日收支紀錄要保存。
「7 年」由邊日起計？稅局同公司條例計法唔同
稅務局：由交易日期起計。《公司條例》第 377 條由最後一筆入帳財政年度完結之後先數 7 年。12 月 31 日埋數，一月做嗰單，稅務局角度留到 7 年後嘅一月就夠，公司條例角度由嗰年年結先數，夾埋計接近 8 年。年結日唔同，呢個數就唔同。
一張表睇曬：香港公司文件保存年期一覽
| 文件類別 | 留幾耐 | 幾時起計 | 出自邊條法例／邊個部門 |
|---|---|---|---|
| 帳簿、發票、收據、銀行結單等業務紀錄 | 最少 7 年 | 交易日期 | 稅務局，《稅務條例》（第 112 章）第 51C 條 |
| 有限公司會計紀錄 | 7 年 | 最後一筆入帳所屬財政年度完結之後 | 公司註冊處，《公司條例》（第 622 章）第 377 條 |
| 在職僱員工資及僱傭紀錄 | 最近 12 個月 | 由當日起回溯 12 個月 | 勞工處，《僱傭條例》（第 57 章）第 49A 條 |
| 離職僱員工資及僱傭紀錄 | 6 個月 | 唔再受僱嗰日 | 勞工處指引，配合《僱傭條例》（第 57 章）第 49A 條 |
| 最長年期 | 接近 8 年 | 12 月年結公司，年頭做嗰單 | 公司註冊處，《公司條例》（第 622 章）第 377 條 |
揀邊個
三個箱分法：七年箱、在職箱、可以清嗰堆
七年箱：同交易有關嘅紙，一個財政年度一個快勞，脊面寫實年度。位置一開始要留定。散紙用快勞鐵穿實，唔好靠萬字夾。等緊埋數用紙質文件套按月份分開。
在職箱：工資及僱傭紀錄係滾動嘅 12 個月加離職後 6 個月，呢箱按員工分，走咗嗰位搬入「等六個月」嗰格。
可以清嗰堆：過咗年期又冇其他理由要留嘅副本、影印件、草稿。有限公司嗰邊，董事冇採取一切合理步驟確保會計紀錄保存足 7 年，罰款上限港幣 300,000 元。落手前對一次年期表，有懷疑問返會計師或者稅務代表。
七年好長，濕度係第一個變數：香港天文台 1991 至 2020 年平均值，三月相對濕度 82%，四月 83%。點揀封面材質同點擺櫃，喺快勞買 F4 定 A4嗰篇講過，呢度只講三件事：紙箱唔好直接擺地台，唔好貼住外牆或者冷氣槽下面，薄身易磨蝕嘅單據套入文件保護套再入快勞。
掃描咗做電子檔，紙本正本可唔可以掉？
稅務局有明文：用 CD、DVD 光碟或者 USB 儲存裝置保存正本影像，可以取代紙本正本，亦唔需要事先申請。條件包括：掃描、儲存同銷毀正本要由納稅人機構內一位負責人執行或者監督；影像完整未改過；隨時顯示得出可閱讀嘅形式。稅務局刊物仲有檔案格式同存取要求，落手之前對一次原文。
年期同罰款金額截至 2026 年 9 月查閱，以官方公布為準：稅務局保存業務紀錄、公司註冊處《公司條例》第 9 部條文、勞工處保存工資及僱傭紀錄。個別公司情況有差異，問返會計師或者稅務代表最穩陣。
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常見問題
Q：公司文件要保存幾多年？
A：香港業務紀錄由交易日期起計最少 7 年，出自《稅務條例》（第 112 章）第 51C 條。有限公司會計紀錄同樣 7 年，但《公司條例》（第 622 章）第 377 條由財政年度完結先起計。工資及僱傭紀錄要留最近 12 個月，離職之後勞工處指引係再留 6 個月。
Q：香港公司嘅發票同收據要保留幾多年？
A：香港發票同收據同帳簿一樣，由交易日期起計最少 7 年。稅務局將憑單、銀行結單、發票、收據列為核實帳簿所需嘅底單，出自《稅務條例》（第 112 章）第 51C 條。
Q：業務紀錄嘅 7 年保存期由邊日開始計？
A：稅務局嗰邊由交易日期起計，《公司條例》嗰邊由最後一筆入帳所屬財政年度完結之後起計。12 月年結嘅公司，年頭做嗰單夾埋兩條計可以留到接近 8 年；年結日唔同，呢個數就唔同。
Q：掃描咗做電子檔，紙本正本可唔可以掉？
A：可以，但要有程序。稅務局接受用 CD、DVD 光碟或者 USB 儲存裝置保存正本影像取代紙本正本，亦唔需要事先申請，前提係掃描、儲存同銷毀由機構內一位負責人執行或者監督，影像完整未改過，隨時顯示得出可閱讀嘅形式。
Q：員工離職之後，佢份工資及僱傭紀錄仲要留幾耐？
A：僱員唔再受僱之後，勞工處指引係紀錄要再留 6 個月。《僱傭條例》（第 57 章）第 49A 條要求保存每名僱員最近 12 個月嘅工資及僱傭紀錄，冇按規定保存，同一條例第 63D 條訂明一經定罪最高罰款港幣 10,000 元。
Q：唔保存業務紀錄，最重會點？
A：稅務局寫明，冇合理辯解而唔遵從保存規定，最高可被罰款港幣 100,000 元。有限公司嗰邊，董事冇採取一切合理步驟確保會計紀錄按《公司條例》（第 622 章）第 377 條保存，罰款上限港幣 300,000 元，屬故意者可加監禁 12 個月。同一條文亦有免責辯護：董事有合理理由相信有稱職可靠嘅人負責，而嗰人有能力履行。實際點處理睇個別情況。